Trabajar con datos

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Las aplicaciones de Siebel permiten agregar, modificar, eliminar y copiar registros. También le permiten organizar sus datos como mejor le convenga, adjuntar archivos a registros e importar y exportar datos.

Además, puede intercambiar datos con otras aplicaciones mediante las funciones de importación y exportación de la aplicación de Siebel.

Tareas

Seleccionar registros

Agregar registros

Editar registros

Guardar datos

Eliminar registros

Identificación de nuevos registros

Impresión de registros

Adjuntar archivos a registros

Combinación de registros duplicados

Organizar columnas en una lista

Clasificar datos en una lista

Congelar columnas en una lista

Importar datos

Exportar datos

Véase también

Usar gráficas

Seleccionar registros

Para seleccionar un registro

• En una lista, haga clic en un campo de la fila que desea seleccionar.
  El color de fondo de la fila cambia para indicar que el registro está seleccionado.
  Nota: si hace clic en un campo que además es un hiperenlace, aparecerá el destino del hiperenlace.

Agregar registros

La posibilidad de agregar registros en la aplicación de Siebel depende de las cuentas y las responsabilidades que le ha asignado el administrador de Siebel. Para agregar registros, puede utilizar el menú Archivo de la aplicación, el botón de menú de un formulario o una lista; o bien el botón Nuevo de un formulario o una lista.

Para agregar un registro nuevo a una lista

1. En la lista, haga clic en Nuevo.
   - o bien -
   Haga clic en el botón de menú y, a continuación, haga clic en Nuevo registro.
   - o bien -
   En el menú de la aplicación, elija Editar y luego Nuevo registro.
   Aparecerá una fila vacía en la lista.
2. En la fila, rellene todos los campos correspondientes al registro.
3. Salga del registro.
   - o bien -
   Haga clic en el botón de menú y, a continuación, haga clic en Guardar registro.
   - o bien -
   En el menú de la aplicación, elija Editar y luego Guardar registro.

Para agregar un registro nuevo en un formulario

1. En el formulario, haga clic en Nuevo.
   - o bien -
   Haga clic en el botón de menú y, a continuación, haga clic en Nuevo registro.
   - o bien -
   En el menú de la aplicación, elija Editar y luego Nuevo registro.
   Aparecerá un formulario en blanco.
2. En el formulario, rellene todos los campos correspondientes al registro.
   Nota: los campos obligatorios se indican con un asterisco (*).
3. Salga del registro.
   - o bien -
   Haga clic en el botón de menú y, a continuación, haga clic en Guardar registro.
   - o bien -
   En el menú de la aplicación, elija Editar y luego Guardar registro.

Editar registros

En una lista, puede cambiar un registro mediante la edición en línea. En un formulario, puede cambiar los campos directamente en el propio formulario.

Para realizar la edición en línea de un registro en una lista

1. En una lista, seleccione el registro que desea editar.
2. Realice los cambios en el registro.
   Sugerencia: puede mostrar más columnas en la lista.
   Para obtener instrucciones, consulte Organizar columnas en una lista.
3. Salga del registro.
   - o bien -
   Haga clic en el botón de menú y, a continuación, haga clic en Guardar registro.
   - o bien -
   En el menú de la aplicación, elija Editar y luego Guardar registro.

Para editar un registro en un formulario

1. Active el registro que desea editar en el formulario.
2. Realice los cambios en el formulario.
3. Salga del registro.
   - o bien -
   Haga clic en el botón de menú y, a continuación, haga clic en Guardar registro.
   - o bien -
   En el menú de la aplicación, elija Editar y luego Guardar registro.

Guardar datos

Cuando cree registros nuevos o haga cambios en los registros existentes, debe guardar los cambios.

Nota: si intenta desplazarse a otro punto de la aplicación de Siebel sin guardar los cambios, puede aparecer un cuadro de mensaje en el que se le pregunta si desea guardar los cambios.

Para guardar los datos en una lista o un formulario

• Cuando esté preparado para guardar las entradas, salga del registro.
  - o bien -
  Haga clic en el botón de menú y, a continuación, haga clic en Guardar registro.
  - o bien -
  En el menú de la aplicación, elija Editar y luego Guardar registro.

Eliminar registros

Para eliminar registros en una lista o en un formulario, puede usar el botón de menú.

Para eliminar un registro

1. En una lista, seleccione el registro que desea eliminar.
   – o bien –
   Haga que el registro que desea eliminar sea el registro activo del formulario.
2. Haga clic en el botón de menú y, a continuación, haga clic en Eliminar registro.
   – o bien –
   En el menú de la aplicación, elija Editar y luego Eliminar registro.
3. Si aparece un cuadro de diálogo que le solicita que confirme la eliminación, haga clic en Aceptar.

Asociar registros

Cuando esté trabajando con registros, necesita tener acceso a toda la información relacionada con esos registros.
Puede asociar un registro con otro registro. Por ejemplo, si está trabajando con una cuenta, es probable que desee hacer un seguimiento de los contactos clave para esa cuenta. La pantalla Contactos le permite agregar y administrar los contactos clave. Puede también encontrar una vista Contactos en varias pantallas como, por ejemplo, en la pantalla Mi cuenta. A través de la vista Contactos puede asociar un contacto con un registro de cuenta particular.
 

Nota: es posible que no pueda asociar registros con otros registros en todas las pantallas si no existe una asociación entre los registros.

Para asociar un registro a otro registro existente en un cuadro de diálogo de selección simple

1. Desplácese a la pantalla adecuada.
2. Seleccione el registro que desee asociar con otro registro.
3. Haga clic en el botón de selección simple en el campo correspondiente.
   Aparecerá un cuadro de diálogo de selección simple.
4. En el cuadro de diálogo, localice y seleccione el registro que desee asociar al registro existente.
5. Haga clic en Aceptar.

Para asociar un registro a un nuevo registro en un cuadro de diálogo de selección simple

1. Desplácese a la pantalla adecuada.
2. Seleccione el registro que desea asociar a un nuevo registro.
3. Haga clic en el botón de selección simple en el campo correspondiente.
   Aparecerá un cuadro de diálogo de selección simple.
4. Haga clic en Nuevo.
   Aparecerá el formulario para el nuevo registro.
5. En el formulario, introduzca la información del registro nuevo y haga clic en Guardar.
   El nuevo registro aparecerá en un cuadro de diálogo de selección simple.
6. Haga clic en Aceptar.

Deshacer cambios

Tras crear un registro nuevo o realizar cambios en un registro existente, y antes de realizar cualquier otra operación, puede deshacer lo que ha hecho.

Para deshacer los cambios

1. Siga las instrucciones de Agregar registros o Editar registros.
2. Haga clic en el botón de menú y, a continuación, haga clic en Deshacer registro.
   - o bien -
   En el menú de la aplicación, elija Editar y luego Deshacer registro.

Identificación de nuevos registros

Si el usuario es miembro de un equipo que comparte información, puede ver todos los registros nuevos que se agregan a la información compartida. Sólo se puede ver un registro si se tienen derechos de acceso a ese registro.

Si se ha agregado recientemente un registro a la aplicación Siebel, aparece un icono de estrella en el campo Nuevo de ese registro. Una vez que profundice en un campo de un nuevo registro, el icono de estrella ya no aparecerá en el campo Nuevo.

Nota: el icono de estrella del campo Nuevo es específico del empleado principal. En caso de no ser el empleado principal de un puesto de trabajo, el icono de estrella continuará apareciendo después de profundizar. Para obtener más información sobre puestos de trabajo, consulte el apartado sobre acceso y responsabilidades en la aplicación Siebel en la página 15.

Para identificar un nuevo registro

• En una lista, busque un icono de estrella en el campo Nuevo del registro.

Impresión de registros

Puede imprimir registros en la aplicación Siebel de las siguientes formas:

• Ejecutando un informe. Puede imprimir registros ejecutando e imprimiendo a continuación un informe.
• Impresión desde el explorador. Puede utilizar la característica de impresión del explorador para imprimir una imagen de la pantalla en la que se encuentre. Si desea imprimir una imagen de una pantalla en color, puede utilizar la característica de impresión a color de su explorador. La impresión a color es importante para imágenes cuyos colores tienen significado, como los calendarios o las notificaciones.
  Nota: la salida impresa puede diferir un poco de lo que aparece en la pantalla. Las opciones de impresión del explorador determinan la salida impresa.

Véase también

Ejecutar informes

Adjuntar archivos a registros

Si la vista Archivos adjuntos está disponible en una pantalla, puede adjuntar un archivo a un registro. Puede adjuntar archivos como mensajes de correo electrónico de Microsoft Outlook, documentos de Microsoft Word o archivos de imagen. La vista Archivos adjuntos permite acceder al resto de usuarios que trabajan con el registro al archivo adjunto para que puedan disponer de la información más actual.

La vista Archivos adjuntos no está disponible para todas las pantallas. Aparece sólo cuando es recomendable mantener el material complementario para registros individuales, como las pantallas Contactos, Cuentas y Oportunidades.

Si edita archivos adjuntos a los registros de Siebel, los cambios se guardan cuando sale del registro de archivo adjunto en la aplicación Siebel.

Para adjuntar un archivo con el botón Nuevo archivo

1. Profundice en un campo en el registro al que desea agregar el archivo adjunto.
2. Haga clic en la ficha de la vista Archivos adjuntos.
   Aparecerá la lista Archivos adjuntos.
3. Haga clic en Nuevo archivo.
   Aparecerá un cuadro de diálogo.
4. Localice y seleccione el archivo que desea adjuntar al registro y, a continuación, haga clic en Abrir.
   Nota: puede seleccionar varios archivos manteniendo pulsada la tecla Ctrl y haciendo clic en cada archivo.
   El cuadro de diálogo se cierra y el archivo aparece en la lista Archivos adjuntos como un registro de archivo adjunto nuevo con los campos pertinentes rellenos.
5. Rellene los campos adicionales si fuese necesario.

Para adjuntar un archivo a un registro con el botón de menú

1. Profundice en un campo en el registro al que desea agregar el archivo adjunto.
2. Haga clic en la ficha de la vista Archivos adjuntos.
   Aparecerá la lista Archivos adjuntos.
3. Haga clic en el botón de menú y, a continuación, en Nuevo registro.
   Aparecerá un registro nuevo.
4. En el campo Nombre de archivo adjunto, haga clic en el botón de selección.
   Aparecerá el cuadro de diálogo Agregar archivo adjunto.
5. Haga clic en Elegir archivo.
   Aparecerá un cuadro de diálogo.
6. Localice y seleccione el archivo que desea adjuntar al registro y, a continuación, haga clic en Abrir.
   Nota: puede seleccionar varios archivos manteniendo pulsada la tecla Ctrl y haciendo clic en cada archivo.
   El cuadro de diálogo y el cuadro de diálogo Agregar archivo adjunto se cierran y el archivo aparece en la lista Archivos adjuntos como un registro de archivo adjunto nuevo con los campos pertinentes rellenos.

Para adjuntar un archivo a un registro con la opción de arrastrar y soltar

1. Profundice en un campo en el registro al que desea agregar el archivo adjunto.
2. Haga clic en la ficha de la vista Archivos adjuntos.
   Aparecerá la lista Archivos adjuntos.
3. Localice el archivo que desea adjuntar al registro.
4. Haga clic en el archivo para seleccionarlo y arrástrelo a la lista de Archivos adjuntos.
   El archivo aparecerá en la lista Archivos adjuntos como un registro de archivo adjunto nuevo con los campos pertinentes rellenos.

Combinación de registros duplicados

Es posible que dos o más registros contengan la misma información. Para mantener una base de datos precisa, puede combinar los registros en uno solo. El comando Combinar registros permite combinar diversos registros en uno solo.

Si existen otros registros asociados a los registros que se van a combinar, estos registros pasarán a estar asociados al registro superviviente. Se eliminarán todos los registros asociados duplicados.

El usuario sólo puede combinar registros si es el propietario o la persona principal del registro. Puede que la función de combinación no esté disponible debido a los privilegios de acceso o a la configuración.

Nota: cuando combine dos registros, se deben seleccionar el registro superviviente y el registro de origen. Los valores de campo del registro de origen desaparecerán después de combinar los registros. Sólo los valores de campo del registro superviviente permanecerán después de combinar los registros. Por ejemplo, si se combinan dos registros de contacto y el registro de origen contiene un valor en el campo Cargo pero el superviviente no, el campo Cargo en el registro superviviente aparecerá sin valor después de combinarlos. El valor en el campo Cargo del registro de origen se sobrescribirá con el valor del campo Cargo del registro superviviente, aunque ese valor sea nulo.

Para combinar dos registros

1. Haga clic en el que vaya a ser el registro de origen.
2. Mantenga pulsada la tecla Ctrl y haga clic en el que vaya a ser el registro superviviente.
   Una vez terminada la combinación, el registro de origen estará combinado con el registro superviviente.
3. En el menú de la aplicación elija Editar y, a continuación, Combinar registros.
   Nota: si el comando Combinar registros no está disponible, esta función no está admitida por el tipo de registro que seleccione.
   Aparecerá el cuadro de diálogo Combinar registros y se mostrará un valor de campo para el registro superviviente.
4. Revise la información que aparece en el cuadro de diálogo para asegurarse de que el registro superviviente es el correcto y haga clic en Aceptar para finalizar la combinación.
   Los registros se combinan en un solo registro con el nombre del registro superviviente y que incluye información del registro superviviente.

Organizar columnas en una lista

Puede agregar, eliminar y cambiar el orden de las columnas de una lista para adaptarla a sus necesidades.

Para cambiar las columnas mostradas en una lista

1. En la lista, haga clic en el botón de menú y, a continuación, haga clic en Columnas mostradas.
   - o bien -
   En el menú de la aplicación, elija Ver y luego Columnas mostradas.
   Aparece el cuadro de diálogo Columnas mostradas.
   Nota: el cuadro Columnas disponibles contiene los nombres de las columnas que están ocultas en la lista en ese momento. El cuadro Columnas seleccionadas contiene los nombres de las columnas que se muestran en la lista.
2. Seleccione uno o varios nombres de columnas en el cuadro Columnas disponibles o Columnas seleccionadas y use los botones siguientes para mostrar u ocultar las columnas.
   

   Haga clic en	Para
   	Mostrar las columnas seleccionadas.
   	Ocultar las columnas seleccionadas.
   	Mostrar todas las columnas.
   	Ocultar todas las columnas.

3. En el cuadro Columnas seleccionadas, seleccione un nombre de columna y use los botones siguientes para cambiar el orden de las columnas.
   

   Haga clic en	Para
   	Mover la columna seleccionada al principio de la lista.
   	Mover la columna seleccionada una posición hacia arriba en la lista.
   	Mover la columna seleccionada una posición hacia abajo en la lista.
   	Mover la columna seleccionada al final de la lista.

4. Haga clic en Guardar.
   Nota: para volver a los valores predeterminados, haga clic en Restablecer valores predeterminados.

Sugerencias:

• Para cambiar el tamaño de las columnas de una lista, coloque el cursor en la línea que se encuentra entre los encabezados de las columnas. Cuando el cursor se transforme en una flecha de cambio de tamaño, arrastre el borde hasta donde desee.
• Para mover una columna a otra posición en la lista, haga clic y arrastre el encabezado de la columna a una nueva posición.

Clasificar datos en una lista

Puede clasificar los registros en una lista mediante los datos contenidos en columnas específicas. Puede realizar una clasificación avanzada mediante el uso de un máximo de tres columnas al mismo tiempo para la clasificación.

No todas las columnas de una lista se pueden clasificar. Si aparece (Ordenable) en la sugerencia al colocar el cursor en el encabezado de una columna, dicha columna puede clasificarse.

El orden de clasificación activo de una columna aparece en el encabezado de la columna. Un triángulo rellenado que señala hacia arriba significa que los datos se clasifican en orden ascendente según los valores de la columna. Un triángulo hueco que señala hacia abajo significa que los datos se clasifican en orden descendente según los valores de la columna.

Para clasificar según una única columna en orden ascendente

• En una lista, haga clic en el encabezado de la columna por la que desea clasificar.

Para clasificar según una única columna en orden descendente

1. Para clasificar según la columna en orden ascendente, haga clic en el encabezado de la columna.
2. Haga clic de nuevo en el encabezado de la columna.

Para realizar una clasificación avanzada

1. En una lista, haga clic en el botón de menú, y luego haga clic en Orden avanzado.
   Aparecerá el cuadro de diálogo Orden de clasificación.
2. En la lista desplegable Ordenar por, seleccione la primera columna por la que desea clasificar.
3. En la lista desplegable Después por, seleccione la segunda columna por la que desea ordenar.
4. En la segunda lista desplegable Después por, seleccione la tercera columna por la que desea ordenar.
5. Utilice los botones de opción Ascendente o Descendente para definir el orden de clasificación para cada una de las columnas seleccionadas para la clasificación avanzada.
6. Haga clic en Aceptar.
   La lista se ordena por la columna indicada en la lista desplegable Ordenar por, y después por las demás columnas de la secuencia. La flecha de orden de clasificación aparece en el encabezado de la primera columna seleccionada para la clasificación avanzada.

Congelar columnas en una lista

Las listas pueden contener varias columnas. En determinados casos, puede que desee desplazarse a la derecha para ver columnas que sólo son visibles si desaparecen de la pantalla las columnas situadas más a la izquierda. Para ello, debe congelar las columnas deseadas situadas más a la izquierda.

Para congelar columnas en una lista

1. Seleccione la lista en la que desea congelar columnas.
2. Haga doble clic en el encabezado de la columna situada más a la derecha que desee congelar.
   El fondo de los encabezados de las columnas congeladas será de color gris oscuro. Además, aparecerá una línea vertical de color gris oscuro que separa las columnas congeladas de las columnas no congeladas.
3. Desplácese hacia la derecha para ver las columnas sin dejar de ver las columnas congeladas de la izquierda.

Para descongelar columnas

• Haga doble clic en el encabezado de la columna situada más a la derecha.
  Se trata de la misma columna en la que se ha hecho doble clic para congelar las columnas.

Importar datos

Sólo se pueden importar datos en determinadas áreas de la aplicación de Siebel. Consulte con el administrador de Siebel para obtener más información.

Para importar datos

1. Desplácese a la pantalla en la que desea iniciar la importación.
2. En la lista principal (en la parte superior de la ventana de la aplicación), haga clic en el botón de menú y, a continuación, haga clic en Importar.
   Aparecerá el cuadro de diálogo Importar.
3. Haga clic en Examinar.
   Aparecerá el cuadro de diálogo Seleccionar archivo.
4. Seleccione el archivo que contiene los registros que desea importar y haga clic en Abrir.
   El campo Archivo de entrada contiene ahora el nombre del archivo que ha seleccionado con la ruta completa.
5. Use los botones de opción de Formato de entrada para seleccionar el formato del archivo que desea importar.
6. En Fuente de entrada, si está importando un archivo de ACT! o ECCO, seleccione Predefinido y, a continuación, seleccione la versión correcta en la lista desplegable.
7. Use los botones de opción de Resolución de conflictos para indicar lo que se debe hacer si surge un conflicto.
8. Haga clic en Siguiente.
   Aparecerá un cuadro de diálogo de mapeo. En el cuadro de diálogo se muestran todos los campos del primer registro del archivo de importación (Campo de importación), todos los campos definidos para el tipo de datos en la aplicación de Siebel (Campo Siebel) y los mapeos de campos actuales (Mapeos de campo).
9. Para cambiar el mapeo de un campo:
   1. En la lista Campo de importación, seleccione el campo cuyo mapeo desea cambiar.
   2. En la lista Campo Siebel, seleccione el campo con el que desea mapear el campo de importación.
   3. Haga clic en Actualizar mapeo.
      El nuevo mapeo aparecerá en la lista Mapeos de campo.
10. Haga clic en Siguiente.
    Los registros del archivo de importación se importarán en la base de datos de Siebel. Cuando la importación haya finalizado, aparecerá un cuadro de diálogo de estado.
    Sugerencia: para revisar la información acerca de la importación, haga clic en Ver registro.
11. Haga clic en Aceptar.

Exportar datos

La característica de exportación es útil cuando se consultan datos específicos y se desea exportar esa información a un archivo independiente. Los datos exportados en el archivo pueden aparecer en Microsoft Excel, pero se pueden importar a otras aplicaciones.

Exporte desde una lista. Puede exportar un solo registro o una lista de registros.

Para exportar datos

1. Vaya a la pantalla desde la que desea exportar los datos y ejecute una consulta para mostrar los registros.
2. (Opcional) Utilice la función Columnas mostradas para agregar o quitar columnas de la lista.
3. Haga clic en el botón de menú y luego en Exportar.
   Aparecerá el cuadro de diálogo Exportar.
4. En el cuadro de diálogo Exportar, realice lo siguiente:

1. Use los botones de opción Filas a exportar y Columnas a exportar para indicar qué filas y columnas desea exportar.
   Nota: el orden de las columnas exportadas se determina en Siebel Tools por el orden de los valores de propiedad de la secuencia de las columnas, tal cual se establecen en el objeto de la columna de lista. Para obtener más información sobre las propiedades de objetos de columnas de lista, consulte la referencia sobre tipos de objeto de Siebel.
2. Use los botones de opción Formato de salida para definir el formato del documento de salida.
   Para exportar de forma correcta los datos de Siebel a un documento de Microsoft Excel, seleccione la opción Archivo delimitado por tabulaciones. Seleccione la opción Archivo de texto con delimitador para agregar comillas a los valores de campo para poder diferenciarlos de cada valor de columna.
   Nota: para los campos numéricos, el número de dígitos a la derecha de la coma decimal que haya exportado al documento dependerá de la configuración regional de su sistema operativo. Puede agregar más dígitos si modifica la configuración de su sistema operativo, hasta un valor máximo de nueve dígitos a la derecha de la coma.
3. Haga clic en Siguiente.
   Nota: el proceso de exportación puede durar varios minutos si se está exportando una gran cantidad de datos. Se mostrará un mensaje con el estado actual de la exportación que se actualizará periódicamente en la parte superior del cuadro de diálogo Exportar. El rendimiento puede verse afectado si se están exportando más de 50.000 registros.
   Una vez recuperados todos los datos exportados, aparecerá el enlace Mostrar todas las descargas en la esquina inferior derecha de la pantalla, así como un campo con el archivo externo en la esquina inferior izquierda. Puede hacer clic en el enlace Mostrar todas las descargas y utilizar su explorador para acceder y gestionar todos los archivos que exporte.

5. En la lista desplegable del campo que contiene el archivo externo, seleccione Mostrar en carpeta para ver la ubicación del archivo externo.
   Puede acceder a este archivo y modificarlo.
6. Cierre el cuadro de diálogo Exportar y haga clic en la X junto al enlace Mostrar todas las descargas para ocultar el enlace y el campo que contiene el archivo externo.

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