Usar correspondencia de Siebel

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La pantalla Correspondencia le facilita la tarea de mantener la correspondencia con sus contactos. Puede generar correspondencia de forma automática basándose en plantillas creadas por el administrador.

Nota: sólo puede editar la correspondencia si tiene Microsoft Word o Lotus WordPro instalados en su computadora. Sin embargo, no es necesario disponer de Microsoft Word o Lotus WordPro para crear correspondencia.

Tareas

Crear nueva correspondencia

Adjuntar documentación a la correspondencia

Agregar destinatarios a la correspondencia

Crear una presentación preliminar de la correspondencia

Tramitar correspondencia

Supervisar solicitudes de cumplimiento

Véase también

Definir opciones de correspondencia

Crear nueva correspondencia

La función de correspondencia proporciona una selección de plantillas de cartas y etiquetas que puede usar para crear correspondencia y etiquetas de correo. Puede crear plantillas personales a las que sólo usted pueda acceder, o bien puede usar las plantillas creadas por el administrador.

Para crear cartas y etiquetas

1. Desplácese a la pantalla Correspondencia.
2. En la barra de enlaces, haga clic en Mis solicitudes de correspondencia.
   Aparecerá la lista Correspondencia.
3. En la lista Correspondencia, haga clic en Nuevo.
   - o bien -
   Haga clic en el botón de menú y, a continuación, haga clic en Nuevo registro.
   Aparecerá una fila vacía en la lista Correspondencia.
4. En el campo Plantilla, haga clic en el botón de selección y seleccione una plantilla.
5. Rellene los demás campos de la fila.
6. Haga clic en el botón de menú y, a continuación, haga clic en Guardar registro.

Adjuntar documentación a la correspondencia

La pantalla Correspondencia le permite seleccionar documentación tal como folletos de ventas, documentos técnicos y hojas de datos de Siebel Encyclopedia y asociarla con su correspondencia. Le permite localizar la documentación de una forma eficaz y le ayuda a hacer un seguimiento de los documentos adjuntos a la correspondencia. También proporciona un método eficaz de comunicarse con el centro de trámite de su organización.

Para adjuntar documentación a la correspondencia

1. Desplácese a la pantalla Correspondencia.
2. En la barra de enlaces, haga clic en Mis solicitudes de correspondencia.
   Aparecerá la lista Correspondencia.
3. En la lista Correspondencia, seleccione el ítem de correspondencia en el que desea adjuntar documentación.
4. En la lista Anexos, haga clic en el botón de menú y, a continuación, en Nuevo registro.
   Aparecerá el cuadro de diálogo Agregar documentación.
5. Seleccione los documentos que desea adjuntar y haga clic en Agregar.
   Los documentos seleccionados se muestran en la lista Anexos.
6. En la lista Anexos, si desea ver el archivo de documentación, haga clic en el hiperenlace Nombre.
   El archivo se abre en la aplicación asociada con el tipo de archivo.
   Nota: si está conectado a una base de datos local, los archivos de documentación deben estar disponibles localmente para poder verlos. Si un archivo no está disponible localmente, vaya a la lista Anexos y seleccione la casilla Solicitud correspondiente al documento. La próxima vez que realice una sincronización, el archivo se descargará del servidor.

Agregar destinatarios a la correspondencia

Si envía correspondencia a un contacto que no existe en la base de datos, puede crear el contacto en el cuadro de diálogo Agregar destinatarios. En este caso, el contacto se agrega como destinatario del ítem de correspondencia y también como registro en la lista Contactos.

Para agregar destinatarios a un ítem de correspondencia

1. Desplácese a la pantalla Correspondencia.
2. En la barra de enlaces, haga clic en Mis solicitudes de correspondencia.
   Aparecerá la lista Correspondencia.
3. En la lista Correspondencia, seleccione el ítem de correspondencia para el que desea seleccionar destinatarios.
4. En la lista Destinatarios, haga clic en el botón de menú y, a continuación, en Nuevo registro.
   Aparecerá el cuadro de diálogo Agregar destinatarios.
5. Seleccione uno o varios contactos y haga clic en Agregar.
   Sugerencia: para enviar la correspondencia a un contacto nuevo, haga clic en el botón Nuevo para agregar el contacto. A continuación, puede seleccionar el nuevo contacto como destinatario. Para obtener más información sobre la creación de nuevos registros en un cuadro de diálogo de selección, consulte Usar cuadros de diálogo de selección.
   Los contactos que ha seleccionado aparecen en la lista Destinatarios.

Crear una presentación preliminar de la correspondencia

Antes de enviar una carta a un contacto, debe crear una presentación preliminar. Si no usa un centro de trámite, puede imprimir las cartas y las etiquetas desde la pantalla de presentación preliminar. Si su organización usa un centro de trámite y está integrado con la aplicación de Siebel, no es necesario que las imprima.

Para crear una presentación preliminar de las cartas o etiquetas

1. Desplácese a la pantalla Correspondencia.
2. En la barra de enlaces, haga clic en Mis solicitudes de correspondencia.
   Aparecerá la lista Correspondencia.
3. En la lista Correspondencia, seleccione el ítem de correspondencia del que desea crear una presentación preliminar.
4. Haga clic en el botón de menú y, a continuación, haga clic en Generar o en Generar etiqueta.
5. Si tiene un editor de texto instalado localmente, haga clic en el botón de menú y, a continuación, realice la selección:
   
   • Haga clic en Ver documento para mostrar un documento en el editor de texto.
   • Haga clic en Ver etiqueta para mostrar las etiquetas en el editor de texto.
6. Si no tiene un editor de texto instalado localmente, haga clic en el botón de menú y, a continuación, realice la selección:
   
   • Haga clic en Ver documento (HTML) para mostrar un documento en el explorador web.
   • Haga clic en Ver etiqueta (HTML) para mostrar las etiquetas en el explorador web.
   
   La carta o las etiquetas aparecen con el nombre y la dirección del destinatario combinadas en la plantilla.

Tramitar correspondencia

Si no usa un centro de trámite, puede imprimir y enviar las cartas usted mismo. Si su organización usa un centro de trámite y está integrado con la aplicación de Siebel, puede usar la pantalla Correspondencia para presentar solicitudes de trámite.

Para tramitar correspondencia imprimiendo el ítem de correspondencia

1. Cree una presentación preliminar de la correspondencia.
   Para obtener instrucciones, consulte Crear una presentación preliminar de la correspondencia.
2. Imprima la correspondencia desde el editor de texto o el explorador web.
3. En la lista Correspondencia, seleccione el elemento que acaba de imprimir, haga clic en el botón de menú y, a continuación, haga clic en Terminado.
   El estado de la solicitud de trámite se convierte en Finalizado y se agrega una actividad al registro del contacto para mostrar que ha enviado este ítem de correspondencia a un contacto.

Para enviar correspondencia a un centro de trámite

1. Desplácese a la pantalla Correspondencia.
2. En la barra de enlaces, haga clic en Mis solicitudes de correspondencia.
   Aparecerá la lista Correspondencia.
3. En la lista Correspondencia, seleccione la correspondencia que desea enviar a la organización de trámite.
4. En la lista desplegable Centro de trámite, seleccione el centro de trámite adecuado.
5. Haga clic en el botón de menú y, a continuación, haga clic en Guardar registro.
6. Haga clic en el botón de menú y, a continuación, haga clic en Enviar.

Supervisar solicitudes de cumplimiento

Cuando presenta un ítem de correspondencia a un centro de trámite, su estado se establece en Presentado. Cuando el centro de trámite tramita una solicitud, actualiza el estado de la misma a Finalizado. Esta acción crea automáticamente una actividad para cada destinatario que indica que se ha enviado correspondencia a ese destinatario.

Para supervisar el estado de una solicitud de trámite

1. Desplácese a la pantalla Correspondencia.
2. En la barra de enlaces, haga clic en Mis solicitudes de correspondencia.
   Aparecerá la lista Correspondencia.
3. En la lista Correspondencia, verifique el campo Estado del ítem de la correspondencia.
   Si el estado es Finalizado, significa que la solicitud se ha tramitado.

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